Retrasos de obra y arbitraje: cómo acreditar y reclamar los gastos generales

Una obra que se prolonga ocho meses más de lo previsto no solo retrasa su entrega, sino que también obliga al contratista a seguir pagando por una obra que debería haber terminado. El jefe de obra y el encargado continúan trabajando, la grúa permanece alquilada, las casetas siguen instaladas y los seguros mantienen su vigencia. A ello se suman los costes de la estructura central de la empresa, que permanecen dando soporte al proyecto.

Cuando el retraso no es imputable al contratista, estos costes pueden dar lugar a una reclamación por gastos generales. Sin embargo, que la obra haya durado más de lo previsto no basta para justificar su importe. ¿Cómo se cuantifican los costes derivados de la prolongación? ¿Qué ocurre con los gastos de la oficina central, que no siempre pueden vincularse directamente a una obra concreta? ¿Y hasta qué punto puede recurrirse a fórmulas de cálculo para demostrar el perjuicio sufrido?

Estas preguntas que frecuentemente se escuchan en el sector de la construcción, explican por qué los gastos generales por retraso son una de las partidas más controvertidas en los arbitrajes internacionales de construcción. El éxito de la reclamación no depende únicamente de que exista un retraso imputable a otra parte, sino también de identificar correctamente los costes reclamados, evitar duplicidades y acreditar que el perjuicio económico se ha producido realmente.

1. No todos los costes son iguales

El primer paso para plantear una reclamación sólida es distinguir correctamente los tipos de costes que pueden derivarse del retraso.

En los contratos internacionales de construcción es habitual distinguir entre site overheads, es decir, los costes generales asociados a la permanencia y organización de la obra, y head office overheads, que corresponden a los gastos de estructura de la oficina central. Aunque la terminología no coincide exactamente con la clasificación española, distinguir ambas categorías es esencial para evitar duplicidades y no dejar fuera de la reclamación costes que puedan ser indemnizables.

Concepto	Ejemplos	¿Aumenta si la obra se retrasa?
Costes directos	Materiales, mano de obra de ejecución y maquinaria específica de una unidad de obra. Son los costes esenciales para la ejecución de la obra.	Por regla general no. No aumentan por la mera prolongación del plazo, aunque pueden surgir costes adicionales por otras causas.
Costes indirectos de obra (site overheads)	Jefe de obra, encargado, casetas, grúa, vallado, vigilancia, suministro de agua y electricidad. Es decir, son aquellos que apoyan la ejecución de la obra sin asignarse a una sola actividad.	Pueden aumentar si es necesario mantener los recursos e instalaciones durante más tiempo del previsto.
Gastos generales de empresa (head office overheads)	Oficina central, dirección, administración y departamento técnico Esto es, gastos que no se vinculan a un proyecto en particular, sino que permiten el funcionamiento general de la empresa.	Pueden dar lugar a una reclamación por gastos generales adicionales o no absorbidos, pero es necesario acreditar el perjuicio y justificar su cuantificación.

En España, el presupuesto de las obras públicas sigue, como referencia normativa, el esquema del artículo 131 del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (RGLCAP). Sobre el presupuesto de ejecución material se añaden los gastos generales de estructura, en un porcentaje del 13 % al 17 %, y un 6 % en concepto de beneficio industrial del contratista.

Si bien estos porcentajes responden a las reglas de la contratación pública y no se aplican automáticamente a las obras privadas, sirven en muchas ocasiones de referencia en la elaboración de presupuestos.

2. ¿Qué puedo reclamar cuando la obra se alarga?

En una reclamación por retrasos en la ejecución de una obra pueden plantearse, entre otros, dos tipos de costes:

• Costes de prolongación. Son los costes adicionales que se generan al mantener durante más tiempo los medios personales, materiales y organizativos necesarios para la ejecución de la obra. Pueden incluir, por ejemplo, el personal de obra, el alquiler de instalaciones provisionales o determinados equipos. Su acreditación puede apoyarse en nóminas, facturas, contratos y registros de costes, siempre que permitan justificar el gasto adicional y su relación con el retraso.
• Gastos generales de estructura no absorbidos. Son los gastos de la estructura central de la empresa que no se han recuperado en la medida prevista, ya que son gastos que la obra debería haber financiado con su facturación normal. En determinadas circunstancias, la prolongación o suspensión de una obra puede impedir que el contratista recupere la contribución que esperaba obtener para cubrir esos gastos. Su reclamación exige acreditar el perjuicio efectivamente sufrido y justificar su cuantificación; no basta con demostrar que la obra se prolongó.

Para que estos conceptos sean indemnizables, debe existir un fundamento contractual o legal que permita atribuir a la otra parte la responsabilidad por el perjuicio. En particular, es necesario determinar si el retraso deriva de un incumplimiento, de un riesgo asumido por la otra parte o de otra circunstancia que, conforme al contrato y al Derecho aplicable, reconozca el derecho a una compensación. Así, una ampliación del plazo de ejecución no implica necesariamente un derecho a recibir una indemnización.

Para ello, el contrato resulta determinante y deberán revisarse con especial atención las cláusulas sobre asignación de riesgos, notificación de retrasos, reclamaciones económicas, limitaciones de responsabilidad y plazos para formular reservas.

Algunos contratos tipo establecen plazos específicos para notificar una reclamación. Por ejemplo, la cláusula 20.2.1 de las condiciones contractuales FIDIC de 2017 contempla, con carácter general, un plazo de 28 días desde que el contratista tuvo o debió tener conocimiento del hecho o circunstancia que origina la reclamación.

El incumplimiento de estos requisitos puede afectar al derecho a reclamar, dependiendo de la redacción contractual, del régimen jurídico aplicable y de las consecuencias previstas para la falta de notificación.

2.1 El cálculo: las fórmulas y sus límites

Los gastos generales de estructura plantean una dificultad específica: no siempre resulta posible atribuir directamente a una obra concreta una parte de los costes de la oficina central. Como consecuencia, en el ámbito internacional de la construcción se utilizan distintas fórmulas para cuantificar determinados perjuicios relacionados con los gastos generales no absorbidos. Entre las más conocidas se encuentran:

• Hudson: aplica el porcentaje de gastos generales y beneficio previsto en la oferta, prorrateado por el periodo de retraso.
• Emden: sigue la misma lógica, pero con el porcentaje real que resulta de las cuentas de la empresa.
• Eichleay: utilizado principalmente en reclamaciones en Estados Unidos, reparte los gastos reales de la oficina central entre las obras en curso en función de su facturación.

Ahora bien, ninguna fórmula sustituye a la prueba. Es necesario acreditar que el daño existió realmente, por ejemplo, que la constructora tuvo que rechazar otros encargos o que su estructura quedó efectivamente inmovilizada.

En España, el Tribunal Supremo ha fijado que los gastos generales deben acreditarse tanto en su existencia como en su alcance. Solo cuando esa prueba no es concluyente cabe aplicar un porcentaje sobre el presupuesto de ejecución material, ajustado al tiempo de retraso y a las circunstancias de la obra.

En la reciente STS 793/2026, de 24 de junio, el Tribunal Supremo dejó claro que los gastos generales no se presumen, por lo que resulta fundamental acreditar la existencia efectiva del daño. En ese caso, si bien el retraso era imputable a la Administración, la constructora vio desestimada su reclamación por el retraso inicial de la obra, ya que reclamó una cifra global y única para todos los daños sin acreditar qué parte de sus gastos correspondía a esa demora.

Aunque este criterio se refiere a obra pública, es la principal referencia en Derecho español y resulta igualmente relevante en un arbitraje sometido a nuestra ley. Una reclamación basada únicamente en una fórmula corre el riesgo de ser reducida o desestimada.

3. La prueba como elemento clave

Como hemos visto, una reclamación puede tener fundamento y, sin embargo, fracasar total o parcialmente si no se documentan adecuadamente el retraso, su causa y sus consecuencias económicas. Entre los aspectos que conviene controlar desde el inicio de la obra se encuentran:

• Notificaciones contractuales: comunicar las circunstancias que puedan dar lugar a una reclamación en la forma y dentro de los plazos previstos en el contrato.
• Registros de obra: conservar partes diarios, actas de reuniones, órdenes, fotografías y documentación sobre los recursos desplegados y las incidencias producidas.
• Programa de obra: mantener actualizadas las planificaciones y documentar cómo afectaron las incidencias a las actividades críticas y a la fecha de terminación prevista.
• Contabilidad de costes: separar los costes específicos de la obra de los gastos generales de estructura y conservar los justificantes que permitan identificar los gastos adicionales.
• Análisis de las causas del retraso: distinguir los periodos y las causas imputables a cada parte, así como los posibles retrasos concurrentes, cuando sean relevantes conforme al contrato y al Derecho aplicable.
• Cuantificación del perjuicio: explicar la metodología utilizada, justificar sus datos de partida y evitar duplicidades entre las distintas partidas reclamadas.

La preparación de la reclamación durante la ejecución de la obra facilita la conservación de documentos y la identificación de las causas y consecuencias de cada incidencia. Reconstruir esta información años después puede resultar considerablemente más difícil.

4. De la reclamación al conflicto: ¿cómo puedo reclamar los costes?

Identificar los costes y acreditar el perjuicio es solo una parte del proceso. Después hay que determinar cómo y ante quién se formula la reclamación. Para ello, habrá que revisar el contrato: el procedimiento previsto, los plazos de notificación y los mecanismos para resolver discrepancias sobre el derecho a cobrar o sobre la cuantía.

Aunque algunas reclamaciones pueden resolverse sin que surja una controversia formal, cuando no es posible alcanzar un acuerdo, la reclamación deberá canalizarse a través del mecanismo de resolución de controversias que resulte aplicable, ya sea la vía judicial o el arbitraje.

4.1 ¿Por qué el arbitraje?

En los conflictos de construcción, donde se mezclan cuestiones técnicas, contractuales y económicas, el arbitraje ofrece ventajas claras:

• Especialización: las partes pueden elegir árbitros con experiencia en construcción, ingeniería o contratos complejos.
• Rapidez: salvo pacto en contrario, la Ley de Arbitraje fija un plazo de seis meses desde la contestación para dictar el laudo, prorrogable por dos meses más. Aunque en asuntos complejos ese plazo suele ampliarse, el arbitraje evita las sucesivas instancias de un pleito.
• Flexibilidad: el procedimiento se adapta a la complejidad del caso.
• Carácter definitivo: el laudo no admite apelación sobre el fondo. Solo cabe la acción de anulación por motivos tasados.
• Confidencialidad: la ley obliga a árbitros, partes e instituciones a guardar reserva sobre lo actuado.
• Ejecución internacional: gracias al Convenio de Nueva York, el laudo puede ejecutarse en multitud de países.

Por estas razones, conviene valorar el arbitraje desde la negociación del contrato e incorporar una cláusula arbitral adecuada al proyecto, teniendo en cuenta sus costes, la duración previsible del procedimiento y la ley aplicable. Una cláusula bien diseñada, acompañada de una gestión rigurosa de la prueba desde el inicio de la obra, puede marcar una diferencia importante cuando surge una reclamación.

5. Conclusión

Los retrasos en las obras son frecuentes, pero sus consecuencias económicas no tienen por qué asumirlas siempre el contratista. Cuando el retraso no le es imputable y existe fundamento contractual o legal para reclamar, puede recuperar tanto los costes de permanecer más tiempo en obra como los gastos de estructura que esa obra le ha seguido generando.

Sin embargo, recuperarlos exige algo más que tener razón. El contrato impone plazos y requisitos que hay que cumplir desde el primer día, y el Tribunal Supremo ha recordado que los gastos generales no se presumen, sino que hay que probar que el daño existe y su alcance. Por eso, la preparación de la reclamación comienza durante la propia obra, cuando todavía es posible documentar cada incidencia y separar sus costes.

Si las partes no alcanzan un acuerdo, el arbitraje es una alternativa especialmente interesante para resolver controversias de construcción, ya que permite contar con árbitros especializados y abordar de forma conjunta cuestiones contractuales, técnicas y económicas complejas.