Inclusión indebida en ficheros de morosos: cómo defender la reputación de su empresa

Los ficheros de morosos son registros de información patrimonial en los que se inscriben datos relativos al incumplimiento de obligaciones dinerarias. Aunque a menudo se asocian con la Agencia Estatal de Administración Tributaria, lo cierto es que estos ficheros son utilizados de forma habitual por empresas y particulares privados entre sí: entidades financieras, compañías de suministros, operadores de telecomunicaciones o cualquier acreedor que desee consultar la solvencia de un potencial cliente o deudor.

Su existencia y uso son perfectamente legales, siempre que se cumplan los estrictos requisitos que establece la normativa de protección de datos personales.

Sin embargo, en la práctica, son frecuentes los casos en que la inclusión se produce de forma indebida: por deudas que no son ciertas, que están siendo discutidas judicialmente, o sin que se haya cumplido el procedimiento legalmente exigido. En estos supuestos, el afectado tiene derecho a reclamar la cancelación de la inscripción y una indemnización por los perjuicios causados.

I.- Requisitos legales y jurisprudenciales para la inclusión en ficheros de morosos

La inclusión en un fichero de morosos es una medida gravosa que expone públicamente la solvencia del afectado. Por ello, el artículo 20 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos, los artículos 38 y 39 del Real Decreto 1720/2007 de Protección de Datos de Carácter Personal y la doctrina del Tribunal Supremo (SSTS de 29 de enero de 2013, de 19 de noviembre de 2014 y del Pleno 945/2022 entre otras) exigen, de forma acumulativa, los siguientes requisitos, confirmados por las tres sentencias estimatorias obtenidas por este despacho en supuestos similares:

• Deuda cierta, vencida y exigible: en primer lugar, cabe destacar que debe tratarse de una deuda inequívoca e indudable, sin que su existencia o cuantía haya sido objeto de reclamación administrativa, judicial o de un procedimiento alternativo de resolución de disputas. No cabe incluir deudas inciertas, dudosas, no pacíficas o litigiosas, bastando un principio de prueba documental que las contradiga; y si el deudor ya había cuestionado la deuda antes de la inscripción, la inclusión resulta ilegítima aunque la reclamación prospere después.
• Plazo máximo de permanencia: los datos solo pueden mantenerse mientras persista el incumplimiento, con un límite máximo de cinco años desde el vencimiento de la deuda (LO 3/2018) o de seis años (art. 38 RD 1720/2007), debiendo cancelarse de oficio transcurrido dicho plazo.
• Requerimiento previo de pago: el acreedor debe haber requerido de pago al deudor antes de la inclusión. La STS (Pleno) 945/2022, de 20 de diciembre, confirma que este requisito – art. 38.1.c) RD 1720/2007 – sigue vigente tras la LO 3/2018. No es un mero trámite formal: evita incluir a quien, por descuido o error ajeno, ha dejado de pagar sin que ello indique real insolvencia.
• Información previa al deudor: el acreedor debe informar al afectado, en el contrato o al requerir el pago, de la posibilidad de que sus datos se comuniquen a un fichero de morosos en caso de impago. El Tribunal Supremo distingue este deber de información del requerimiento previo, tratándose de exigencias autónomas.
• Notificación de la inclusión: practicada la inscripción, debe notificarse al afectado en un plazo máximo de 30 días, informándole de sus derechos de acceso, rectificación, oposición y cancelación, mediante un medio fiable y auditable que acredite el envío, permaneciendo los datos bloqueados durante ese plazo.

Además, la jurisprudencia del Tribunal Supremo prohíbe utilizar la inclusión en un fichero de morosos como medida de presión para zanjar disputas sobre la existencia o cuantía de una deuda.

Cuando la deuda es discutida – porque se reclaman cantidades distintas, porque se imputa a quien no es el verdadero deudor, o porque existe un procedimiento judicial pendiente -, la inclusión resulta ilegítima. La carga de acreditar el cumplimiento de todos estos requisitos corresponde siempre al acreedor, de modo que cualquier duda debe resolverse a favor del afectado.

Desde Ayuela Jiménez hemos defendido a varias empresas que fueron incluidas indebidamente en ficheros de morosos por deudas que no cumplían los requisitos legales anteriormente expuestos. En todos los casos, hemos obtenido sentencias estimatorias que declaran la existencia de una intromisión ilegítima en el derecho al honor y condenan al responsable a la cancelación de la inscripción y al pago de una indemnización.

A modo de ejemplo, cabe citar la reciente Sentencia n.º 180/2026, de 6 de mayo de 2026, del Tribunal de Instancia de Fuenlabrada que obtuvimos favorablemente donde se incluyó a nuestra cliente en el fichero ASNEF-Equifax por una deuda que derivaba de un contrato celebrado entre la demandada y una entidad distinta del grupo de nuestra clienta, sin que existiera relación contractual alguna entre la demandada y nuestra clienta. Por este motivo, el tribunal declaró que la inclusión no estaba justificada y que constituía una intromisión ilegítima en el derecho al honor, condenando a la demandada a la cancelación de la inscripción y al pago de una indemnización.

Por otro lado, cabe destacar la Sentencia n.º 118/2025, de 22 de abril de 2025, del del Tribunal de Instancia n.º 3 de Fuenlabrada, ya que el propio acreedor mantenía frente a nuestro cliente una reclamación judicial por esa misma cantidad que aún no contaba con sentencia firme. Por ello, el Tribunal concluyó que no se había probado que la deuda fuera líquida, incontrovertida e incuestionable en el momento de ordenar la inscripción, razón por la que declaró que existió una intromisión ilegítima en el derecho al honor y condenó a la demandada a cancelar la inscripción y a abonar a nuestro cliente la correspondiente indemnización.

Del mismo modo, al recurrirse la sentencia en apelación, la Audiencia Provincial de Madrid (Sección Vigésima) confirmó la sentencia de primera instancia en su Sentencia 22/2026, de 22 de enero, Rec. 896/2025, reiterando que la mera existencia de una relación contractual no basta para dar por cierta una deuda si, desde el principio, existen discrepancias sobre los conceptos y la cuantía reclamada, lo que impide considerar la deuda cierta, siendo por ello innecesario entrar a examinar el requerimiento previo de pago.

II.- La indemnización por daños: criterios y cuantía

El objetivo de estas reclamaciones no es únicamente obtener la cancelación de la inscripción indebida, sino también una compensación económica por los perjuicios causados, incluido el daño moral.

Conforme al artículo 9.3 de la Ley Orgánica 1/1982, de protección civil del derecho al honor, la existencia de perjuicio se presume siempre que se acredite la intromisión ilegítima, sin necesidad de probar un daño patrimonial concreto.

La jurisprudencia del Tribunal Supremo ha establecido que la cuantía de la indemnización debe atender, entre otros factores, a los siguientes criterios:

• El tiempo de permanencia del afectado en el fichero de morosos.
• El número de consultas efectuadas por terceros (entidades bancarias, empresas de servicios, etc.) sobre los datos del afectado.
• La angustia y los perjuicios derivados de las gestiones realizadas por el afectado para lograr la rectificación o cancelación de sus datos.

Es importante destacar que, según la doctrina consolidada, ni la escasa cuantía de la deuda ni la falta de prueba de un perjuicio patrimonial concreto (como la denegación de un crédito) son motivos para reducir o negar la indemnización. La STS 512/2017, de 21 de septiembre, señaló expresamente que las indemnizaciones impuestas en este tipo de supuestos deben tener un “efecto disuasorio”. Por ello, las indemnizaciones deben tener un efecto ejemplarizante y disuasorio y nunca ser meramente simbólicas.

III.- Conclusión

Por todo ello, si tu empresa o tú mismo habéis sido incluidos en un fichero de morosos por una deuda que consideráis incorrecta, no líquida, no vencida o que se encuentra en disputa, no dudes en contactar con la firma de abogados Ayuela Jiménez. Nuestra experiencia en procedimientos de protección de datos y defensa del derecho al honor nos permite ofrecer un análisis detallado de cada caso y una defensa sólida, orientada no solo a la cancelación de la inscripción indebida, sino también a la obtención de una indemnización justa y efectiva por los perjuicios sufridos.